Conheça as normas para o controle da jornada de trabalho dos empregados

Durante a jornada de trabalho, o empregado fica à disposição do empregador para dar cumprimento às tarefas que lhe são atribuídas.
Esse tempo deve ser controlado a fim de resguardar os interesses das partes. Para tanto, é facultada ao empregador a utilização de registros de ponto manual, mecânico ou eletrônico, podendo até mesmo utilizar-se de ambos os sistemas em seu estabelecimento.
Neste Comentário, analisaremos os procedimentos que o empregador deve observar para controlar a jornada de trabalho de seus empregados.

1. OBRIGATORIEDADE DO CONTROLE DE HORÁRIO
Para os estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores é obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.
O controle de horário de trabalho permite ao empregador constatar o tempo em que de fato o empregado permaneceu trabalhando, podendo, inclusive, fiscalizar os atrasos e as saídas antecipadas.
Somente os controles de horário refletem a exata dimensão da duração do trabalho diário, quer quanto à determinação do início, quer quanto ao encerramento.
Portanto, a apuração da jornada de trabalho, inclusive das horas extras, é feita, obrigatoriamente, através dos registros.
Cabe ressaltar que mesmo não havendo obrigatoriedade, é recomendável que nos estabelecimentos com até 20 empregados seja feito o controle do horário de trabalho, pois, no caso de uma reclamação trabalhista, o empregador não terá dificuldade em comprovar qual foi de fato a jornada de trabalho que o empregado cumpriu.
Por outro lado, também deve ser verificada a existência de norma coletiva que obrigue o estabelecimento empregador a efetuar o registro de ponto, mesmo com número de empregados inferior a 21.

1.1. MICROEMPRESA E EMPRESA DE PEQUENO PORTE
Desde 1-7-2007, por meio da Lei Complementar 123/2006, que instituiu o Simples Nacional – Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte, as microempresas e as empresas de pequeno porte estão obrigadas a anotação da hora de entrada e saída em registro manual, mecânico ou eletrônico.

1.2. ÔNUS DA PROVA
O TST – Tribunal Superior do Trabalho, por meio da Súmula 338, firmou entendimento que é ônus do empregador que conta com mais de 10 empregados o registro da jornada de trabalho na forma do artigo 74, § 2º, da CLT – Consolidação das Leis do Trabalho. A não apresentação injustificada dos controles de frequência gera presunção relativa de veracidade da jornada de trabalho, a qual pode ser elidida por prova em contrário.
Segundo a Súmula 338 TST, os cartões de ponto que demonstram horários de entrada e saída uniformes são inválidos como meio de prova, invertendo-se o ônus da prova, relativo às horas extras, que passa a ser do empregador, prevalecendo a jornada da inicial se dele não se desincumbir.
Tendo em vista que a alteração do § 2º do artigo 74 da CLT, promovida pela Lei 13.874/2019, elevou o número mínimo de empregados que torna obrigatório o registro de ponto, quando da leitura da referida Súmula, devemos considerar empregadores que contem com mais de 20 empregados e não com mais de 10, a fim de enquadrar a redação ao disposto na legislação vigente.

2. FORMAS DE REGISTRO
A legislação estabelece que ao empregador é facultado adotar registros manuais, mecânicos ou eletrônicos de controle de horário de trabalho, contendo a hora de entrada e de saída, bem como a pré-assinalação do período de repouso ou alimentação.
A legislação não estabelece o modelo que deve ser utilizado para os registros manuais e mecânicos, podendo a empresa utilizar seus próprios modelos, os adquiridos no comércio ou sistemas fornecidos por terceiros.
No entanto, as empresas que adotam ou adotarem registro eletrônico de ponto devem estar com seus sistemas de tratamento de dados adequados às disposições contidas na Portaria 1.510 MTE/2009.
A empresa não está obrigada a adotar o mesmo tipo de registro para todos os empregados. Ela poderá conviver com os três sistemas, ou seja, partes dos empregados poderão utilizar registro mecânico, outra parte o manual, e a última o eletrônico.

2.1. INTERVALO PARA REPOUSO OU ALIMENTAÇÃO
Uma vez que a legislação dispõe que é permitida a pré-assinalação (indicação pelo empregador) do intervalo de repouso ou alimentação, fica çlaro que não há impedimento legal para que o empregador exija que seus empregados assinalem (registrem/anotem) o horário de saída e de retorno do referido intervalo.
Inclusive, entendemos ser conveniente que a assinalação dos intervalos para descanso seja feita pelo próprio empregado, pois são comuns as reclamações trabalhistas que constam o pleito relativo ao período, sob a alegação de que o empregador não o concedeu.
É oportuno lembrar que a não concessão ou a concessão parcial do intervalo intrajornada mínimo, para repouso e alimentação, implica o pagamento, de natureza indenizatória, do período suprimido, com acréscimo de 50% sobre o valor da remuneração da hora normal de trabalho.

3. REGISTROS MANUAIS
Os registros manuais, também chamados de manuscritos, são normalmente utilizados por empresas com poucos funcionários, ou utilizados por determinadas seções ou mesmo grupos de empregados.
O seu uso em larga escala torna-se complicado, pois a assinalação é feita de próprio punho, o que acarreta muito tempo, tornando demorada a entrada e a saída dos empregados.
Os registros manuais mais comuns são o livro de ponto e a folha individual de ponto.

3.1. LIVRO E FOLHA DE PONTO
O livro de ponto é composto de folhas encadernadas, podendo ser utilizado tanto por um como por vários empregados.
Cada folha pode ser utilizada para um único dia, onde vários empregados anotam seus horários, ou pode ser utilizada individualmente por um empregado, sendo que ele a utilizará por todo o mês.
A folha individual de ponto por ser avulsa, sendo utilizada somente por um único empregado, devendo ficar em local apropriado a fim de evitar extravio.
Tanto o livro como as folhas individuais terão que ser assinalados pelos próprios empregados, não podendo ser feito pelo empregador ou seu preposto.
O empregador poderá somente rubricar os registros confirmando as marcações efetuadas pelos empregados.
As anotações da hora de entrada, saída, e dos intervalos, devem ser assinaladas com precisão, evitando-se que todos os empregados assinalem sempre o mesmo horário, pois isto pode levar a fiscalização e a Justiça do Trabalho a acreditarem que o controle de ponto era feito periodicamente e não diariamente, o que se constituiria numa fraude, tirando o valor probatório do mesmo.

3.1.1. Rasuras ou Emendas
Para que o controle de horário tenha valor, não deve ter rasuras, erros ou emendas. Caso isto ocorra, o empregado deve de próprio punho retificar o erro, esclarecendo o que se passou, e rubricar esta anotação.
É conveniente que o empregador ou seu preposto também rubrique a anotação.

4. REGISTROS MECÂNICOS
O registro mecânico é realizado através do chamado “relógio de ponto”. Como o nome diz, ele se constitui de um relógio acoplado a um sistema mecânico que registra a hora exata, em um cartão introduzido no mesmo.
O “relógio de ponto” pode ser utilizado por todas as empresas, independentemente do número de empregados.
Normalmente este sistema é adotado pelas empresas com um grande número de empregados, pois ele, além de agilizar o registro, pois sua operacionalização é simples, possibilita maior controle sobre os empregados, evitando que estes assinalem horários que de fato não cumpriram.
A sua fiscalização pela empresa é mais fácil que a do ponto manuscrito.

4.1. NÚMERO DE RELÓGIOS
Da mesma forma que a legislação não estabelece modelo de controle de horário, ela não estabelece número mínimo nem máximo de “relógios de ponto” que a empresa deva possuir.
Portanto, cabe a empresa definir, de acordo com as suas necessidades, o número ideal de “relógios de ponto”.
A empresa poderá utilizar um único “relógio de ponto” para todos os empregados, como poderá utilizá-lo por seção ou departamento.
A inconveniência da utilização de um único “relógio de ponto”, para empresas com um grande número de empregados, está nas filas que se formam, e, consequentemente, nos atrasos que ocasionam na entrada e na saída do trabalho.
O ideal é que a empresa instale tantos “relógios de ponto” quanto sejam necessários, a fim de evitar filas e outros transtornos.

4.2. AUTENTICAÇÃO DO CARTÃO
Apesar de os cartões serem assinalados mecanicamente, é prudente que os empregados ao término do mês, reconheçam a veracidade dos mesmos, apondo sua assinatura.
Isto não é uma determinação legal, mas é recomendável, pois uma vez assinados, os empregados estariam dando autenticidade aos mesmos, isentando assim a empresa de ter que provar no futuro que não houve realização de horas extras que possivelmente eles possam reclamar.

4.3. FRAUDE NA ASSINALAÇÃO
Como normalmente o “relógio de ponto” é utilizado por muitos empregados, a empresa deve criar mecanismos a fim de evitar fraudes na assinalação.
As fraudes são de vários tipos, sendo as principais aquelas cometidas por empregados que faltam ou se atrasam e que pedem ao colega que assinale seu cartão, ou mesmo aqueles empregados que ficam no local de trabalho após o término da jornada sem necessidade.
Em ambos os casos, as faltas cometidas são graves, podendo ocasionar a demissão por justa causa de todos os empregados envolvidos na fraude.
Para evitar as fraudes na assinalação, a empresa deve expedir circular comunicando aos empregados que não é permitido que um assinale o ponto pelo o outro, e que as prorrogações da jornada de trabalho somente poderão ser realizadas com autorização da chefia imediata e a rubrica deste no cartão atestando a prorrogação.
Outro procedimento que deve ser adotado é o de manter os cartões em quadro próprio, em que os empregados somente tenham acesso no momento da assinalação, devendo o referido quadro estar sob a responsabilidade de um empregado, que periodicamente deverá checá-los.
Também constitui fraude, o fato de o empregador solicitar que pessoa de sua confiança assinale o cartão de ponto pelo empregado, a fim de que não sejam registradas as horas extraordinárias realizadas. Neste caso, o empregado poderá propor a rescisão do contrato por justo motivo (Rescisão Indireta), cabendo ao empregador indenizá-lo conforme prevê a legislação.

5. REGISTROS ELETRÔNICOS
O registro eletrônico de ponto é outra modalidade de controle de horário prevista na legislação.
Por conta da fragilidade na manipulação dos sistemas e dos dados, algumas empresas fraudavam o registro eletrônico de ponto e os empregados não detinham um efetivo controle sobre o registro da jornada.
O extinto Ministério do Trabalho, por meio da Portaria 1.510 MTE/2009, com intuito de inibir qualquer fraude nesta modalidade de controle de horário dos empregados, veio disciplinar as normas sobre o registro eletrônico de ponto e a utilização do SREP – Sistema de Registro Eletrônico de Ponto.

5.1. OBRIGATORIEDADE
A Portaria 1.510 MTE/2009 não obrigou as empresas a adotarem o sistema eletrônico de ponto, contudo, se a empresa pretende adotá-lo, terá que observar às normas nela constantes.
Em outras palavras, a Portaria 1.510 MTE/2009 não criou nenhuma restrição à utilização dos registros manuais e mecânicos, que ainda podem continuar sendo adotados pelas empresas.

5.2. SISTEMA DE REGISTRO ELETRÔNICO DE PONTO
O SREP é o conjunto de equipamentos e programas informatizados destinado à anotação por meio eletrônico da entrada e saída dos trabalhadores das empresas.
O empregador somente poderá utilizar o SREP se possuir os atestados emitidos pelos fabricantes dos equipamentos e programas utilizados, conforme constante nos subitens 5.5.1 e 5.5.2.
O empregador usuário do SREP deverá se cadastrar no ME – Ministério da Economia, por meio do endereço eletrônico novocarep.mte.gov.br, informando seus dados, equipamentos e sofwares utilizados.

5.2.1. Ações que desvirtuam o SREP
O SREP deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer ação que desvirtue os fins legais a que se destina, tais como:
a) restrições de horário à marcação do ponto;
b) marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual;
c) exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e
d) existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.

5.3. REGISTRADOR ELETRÔNICO DE PONTO
Para a utilização de SREP é obrigatório o uso do REP – Registrador Eletrônico de Ponto no local da prestação do serviço, vedados outros meios de registro.
O REP é o equipamento de automação utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho e com capacidade para emitir documentos fiscais e realizar controles de natureza fiscal, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.
Vale destacar que o REP deve sempre estar disponível no local da prestação do trabalho para pronta extração e impressão de dados pelo Auditor-Fiscal do Trabalho.

5.3.1. Requisitos do REP
Para ser utilizado nos estabelecimentos, o equipamento REP deve apresentar os seguintes requisitos:
a) relógio interno de tempo real com precisão mínima de um minuto por ano com capacidade de funcionamento ininterrupto por um período mínimo de 1.440 horas (60 dias) na ausência de energia elétrica de alimentação;
b) mostrador do relógio de tempo real contendo hora, minutos e segundos;
c) dispor de mecanismo impressor em bobina de papel, integrado e de uso exclusivo do equipamento, que permita impressões com durabilidade mínima de 5 anos;
d) meio de armazenamento permanente, denominado MRP – Memória de Registro de Ponto;
e) meio de armazenamento, denominado MT – Memória de Trabalho;
f) porta padrão USB externa, denominada Porta Fiscal, para pronta captura dos dados armazenados na MRP pelo Auditor-Fiscal do Trabalho;
g) para a função de marcação de ponto, o REP não deverá depender de qualquer conexão com outro equipamento externo; e
h) a marcação de ponto ficará interrompida quando for feita qualquer operação que exija a comunicação do REP com qualquer outro equipamento, seja para carga ou leitura de dados.
Além do mencionado anteriormente, as empresas que adotarem o REP também devem atender aos demais requisitos a seguir:
– não permitir alterações ou apagamento dos dados armazenados na MRP;
– ser inviolável;
– não possuir funcionalidades que permitam restringir as marcações de ponto e registros automáticos de ponto; e
– possuir identificação do REP gravada de forma indelével na sua estrutura externa, contendo CNPJ e nome do fabricante, marca, modelo e número de fabricação do REP.
O número de fabricação do REP é o número exclusivo de cada equipamento e consistirá na junção sequencial do número de cadastro do fabricante no Ministério da Economia, número de registro do modelo no Ministério da Economia e número série único do equipamento.

5.3.2. Meios de Armazenamento do REP
O REP possui os seguintes meios de armazenamento de dados e operações:
a) MT, onde ficarão gravados os dados necessários à operação do REP, que são:
– do empregador: tipo de identificador do empregador (CNPJ, dentre outros), razão social e local da prestação do serviço; e
– dos empregados que utilizam o REP: nome, identificador do trabalhador (CPF/PIS) e demais dados necessários à identificação do empregado pelo equipamento.
b) MRP, onde serão gravadas operações de forma permanente, cujos dados armazenados não possam ser apagados ou alterados, direta ou indiretamente. Essas operações são:
– inclusão ou alteração das informações do empregador na MT, contendo os seguintes dados: data e hora da inclusão ou alteração; tipo de operação, tipo de identificador do empregador, razão social e local da prestação do serviço;
– marcação de ponto, com os seguintes dados: identificador do trabalhador (CPF/PIS), data e hora da marcação;
– ajuste do relógio interno, contendo os seguintes dados: data antes do ajuste, hora antes do ajuste, data ajustada, hora ajustada; e
– inserção, alteração e exclusão de dados do empregado na MT, contendo: data e hora da operação, tipo de operação, identificador do trabalhador (CPF/PIS) e nome do empregado.

5.3.3. Funcionalidades do REP
O REP deve apresentar as seguintes funcionalidades:
a) marcação de ponto, composta dos seguintes passos:
– receber diretamente a identificação do trabalhador, sem interposição de outro equipamento;
– obter a hora do Relógio de Tempo Real;
– registrar a marcação de ponto na MRP; e
– imprimir o comprovante do trabalhador.
b) geração do AFD – Arquivo-Fonte de Dados, a partir dos dados armazenados na MRP;
c) gravação do AFD em dispositivo externo de memória, por meio da Porta Fiscal;
d) emissão da Relação Instantânea de Marcações com as marcações efetuadas nas 24 horas precedentes, contendo:
– cabeçalho com identificador e razão social do empregador, local de prestação de serviço, número de fabricação do REP;
– NSR – Número Sequencial de Registro;
– identificador do trabalhador (CPF/PIS) e nome do empregado; e
– horário da marcação.
Em relação às funcionalidades, deve ser observado:
• o empregador não poderá restringir o horário para o empregado realizar a marcação de ponto, no entanto, é conveniente que o empregador utilize-se de seu poder diretivo a fim de evitar abusos por parte do empregado, isto é, a realização de horas extras sem efetivo trabalho;
• o REP deve emitir comprovante a cada marcação efetuada pelo trabalhador;
• o empregador tem a responsabilidade de manter o REP com o papel necessário para a quantidade de registros que serão efetuados, bem como disponibilizar equipamentos em quantidade e capacidade suficiente para atender aos empregados;
• em relação à letra “c” deste subitem, a Porta Fiscal do REP não pode ter outra função além da gravação do AFD, sendo esta porta utilizada para uso exclusivo da fiscalização, devendo o REP ter outros conectores para o intercâmbio de dados;
• a Relação Instantânea de Marcações também é documento previsto para o uso da fiscalização do trabalho, dispondo de comando, a ser acionado pelo Auditor-Fiscal do Trabalho, para permitir a impressão dessa relação durante a inspeção.

5.3.3.1. Comprovante de Registro de Ponto
O comprovante de registro de ponto do trabalhador é um documento impresso para o empregado acompanhar, a cada marcação, o controle de sua jornada de trabalho, contendo as seguintes informações:
a) cabeçalho contendo o título “Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador”;
b) identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CAEPF/CNO, caso exista;
c) local da prestação do serviço;
d) número de fabricação do REP;
e) identificação do trabalhador contendo nome e identificador do trabalhador (CPF/PIS);
f) data e horário do respectivo registro; e
g) NSR.
A impressão deverá ser feita em cor contrastante com o papel, em caracteres legíveis com a densidade horizontal máxima de 8 caracteres por centímetro e o caractere não poderá ter altura inferior a 3 milímetros.
O empregador deverá disponibilizar meios para a emissão obrigatória do comprovante de registro de ponto do trabalhador no momento de qualquer marcação de ponto.
Ressaltamos que o comprovante de marcação de ponto será emitido pelo REP a cada registro (entrada, saída e intervalo, este último se for o caso), em via única destinada ao trabalhador, ou seja, não pode ser emitido um único comprovante de marcação por dia. O REP não emitirá uma cópia desse comprovante para o empregador.

5.3.4. Intervalo para Repouso e Pausas
Conforme já abordamos, o § 2º do artigo 74 da CLT admite a pré-assinalação do período de repouso.
Desta forma, é facultado ao empregador exigir ou não o registro da entrada e saída dos intervalos de seus empregados.
Entretanto, as convenções e acordos coletivos de trabalho podem prever a obrigatoriedade da marcação nos intervalos.
Por outro lado, se a empresa concede aos empregados outros intervalos, como por exemplo para lanche, não deduzidos da duração do trabalho, esses intervalos não devem ser registrados no REP.

5.3.4.1. Pausas Obrigatórias
Esclarecemos que, de acordo com a legislação, algumas atividades profissionais, por questões de Ergonomia e com o objetivo de garantir a saúde do trabalhador, concedem pausas obrigatórias. Nesse sentido podemos citar, por exemplo, as atividades de processamento eletrônico de dados, os mecanógrafos, os operadores de telemarketing, os operadores de checkout, entre outros.
Essas pausas são inseridas dentro da jornada de trabalho, não sendo necessário o registro no REP. Porém, o empregador deverá utilizar outra forma de controle das pausas para demonstrar o cumprimento da norma legal.

5.3.5. Empresa Prestadora de Serviço
Segundo entendimento do extinto Ministério do Trabalho, a empresa terceirizada (contratada) não poderá utilizar o REP da tomadora de serviço (contratante) para marcação da jornada dos trabalhadores que prestam serviço no local da contratante. Isto porque a Portaria 1.510 MTE/2009 não prevê mais de um empregador por REP.
Neste caso, a fim de manter o controle de jornada de trabalho de seus empregados, a empresa contratada deverá adotar o registro que lhe for mais viável, isto é, podendo utilizar o registro manual (folha ou livro de ponto) ou mecânico (relógio de ponto).

5.3.6. Mudança do Local da Prestação de Serviços
Conforme já mencionado, é obrigatório o uso do REP no local da prestação do serviço.
Entretanto, quando houver alteração deste local, o REP poderá ser movimentado e essa alteração deve ser assinalada na sua Memória de Registro de Ponto.

5.4. PROGRAMA DE TRATAMENTO DE REGISTRO DE PONTO
O Programa de Tratamento de Registro de Ponto é o conjunto de rotinas informatizadas que tem por função tratar os dados relativos à marcação dos horários de entrada e saída, originários exclusivamente do AFD, gerando:
a) o relatório Espelho de Ponto Eletrônico;
b) o AFDT – Arquivo Fonte de Dados Tratados; e
c) o ACJEF – Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais.
A função de tratamento dos dados se limitará a acrescentar informações para complementar eventuais omissões no registro de ponto ou indicar marcações indevidas.

5.4.1. Intervalos Pré-Assinalados
Os intervalos pré-assinalados pelo empregador serão registrados utilizando-se o Programa de Tratamento de Registro de Ponto e deverão constar do AFDT.

5.4.2. Marcação dos Horários
O Programa de Tratamento de que trata o subitem 5.4 admite a inserção justificada de informações, seja para a inclusão de marcação faltante, seja para a assinalação de marcação indevida. Porém, os dados originais permanecerão.
Esses casos devem ser atendidos pelo Programa de Tratamento e documentados no AFDT.

5.4.2.1. Marcação Incorreta
Na situação de marcação incorreta, ou seja, quando o empregado marcar uma entrada ou saída sem ter realmente entrado ou saído do trabalho ou quando o fizer em duplicidade, esse registro deve ser sinalizado como marcação desconsiderada (‘D’) no campo 7 do AFDT e, na justificativa, a ocorrência deve ser explicada.

5.4.2.2. Falta de Marcação
Se, por outro lado, houve falta de marcação de ponto, deve ser incluído no AFDT o correto horário de entrada ou saída do empregado, bem como a justificativa para a omissão da marcação, e no campo 9 deve ser informado que aquela marcação foi incluída (‘I’).

5.4.3. Horário de Trabalho dos Empregados
Como já esclarecemos anteriormente, o REP serve unicamente como meio de marcação de ponto.
Informações sobre o horário contratual do empregado e outras necessárias à apuração da jornada deverão estar disponíveis no Programa de Tratamento de Registro de Ponto, especificamente no ACJEF.

5.5. APROVAÇÃO DO REP
Para ser utilizado nos estabelecimentos, o REP deve estar adequado à legislação, sendo certificado por órgão técnico credenciado no Ministério da Economia.
Estes órgãos técnicos são os responsáveis por certificar que os equipamentos atendem às normas vigentes.
Os fabricantes do REP também devem cadastrar-se junto ao Ministério da Economia e solicitar o registro de cada um dos modelos.
Para registro do modelo produzido, o fabricante deve apresentar:
a) “Certificado de Conformidade do REP à Legislação”, emitido pelo órgão técnico credenciado; e
b) “Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade”.
Qualquer alteração do REP certificado, inclusive nos programas residentes, determinará novo processo de certificação e registro.

5.5.1. Obrigações do Fabricante do REP
O fabricante do REP deve fornecer ao empregador usuário um documento denominado “Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade” assinado pelo responsável técnico e pelo responsável legal pela empresa, afirmando expressamente que o equipamento e os programas neles embutidos atendem à legislação.
No referido “Atestado”, deve constar que os declarantes estão cientes das consequências legais, cíveis e criminais, quanto à falsa declaração, falso atestado e falsidade ideológica. Quando solicitado, o empregador deverá apresentar este documento à Inspeção do Trabalho.

5.5.2. Obrigações do Fabricante do Programa
O fabricante do programa de tratamento de registro de ponto eletrônico deve fornecer ao consumidor do seu programa um documento denominado “Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade” assinado pelo responsável técnico pelo programa e pelo responsável legal pela empresa, afirmando expressamente que seu programa atende às determinações da legislação, ou seja, da Portaria 1.510 MTE/2009.
A declaração deve constar ao seu término que os declarantes estão cientes das consequências legais, cíveis e criminais, quanto à falsa declaração, falso atestado e falsidade ideológica.

5.5.3. Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade em Meio Digital
A Portaria 793 MTE/2011 possibilitou a emissão do Atestado Técnico e do Termo de Responsabilidade, relativos ao ponto eletrônico, na forma de documento eletrônico.
Os “Atestados Técnicos e Termos de Responsabilidade” emitidos em meio digital devem ser assinados eletronicamente com a utilização de certificados digitais válidos e emitidos por AC – Autoridade Certificadora integrante da ICP-Brasil – Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras.
O arquivo eletrônico que contém o “Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade” deve obedecer aos modelos previstos nos anexos da Portaria 793 MTE/2011, ter o formato PDF – Portable Document Format e o empregador deverá mantê-lo para pronta apresentação à Inspeção do Trabalho.

5.6. FISCALIZAÇÃO
Se for comprovada a adulteração de horários marcados pelo trabalhador ou a existência de dispositivos, programas ou subrotinas que permitam a adulteração dos reais dados do controle de jornada ou parametrizações e bloqueios na marcação, o Auditor-Fiscal do Trabalho apreenderá documentos e equipamentos, copiará programas e dados que julgar necessários para comprovação do ilícito.
O Auditor-Fiscal do Trabalho elaborará relatório circunstanciado, contendo cópia dos autos de infração lavrados e da documentação apreendida.
Para identificação de eventuais irregularidades, é obrigatória, nas fiscalizações efetuadas nos estabelecimentos que utilizam o controle eletrônico de ponto, a verificação dos requisitos do SREP, quando do exame do cumprimento da jornada de trabalho, da concessão de intervalos para descanso, bem como seus reflexos sobre o salário e o FGTS do empregado.
Durante a verificação física, o AFT – Auditor-Fiscal do Trabalho colherá dos empregados informações sobre o uso diário do sistema de controle da jornada utilizado pelo empregador, bem como irá orientá-los e dirimir dúvidas eventualmente manifestadas.
O REP deve conter empregados do mesmo empregador, excetuado:
a) o registro de jornada dos trabalhadores temporários, regidos pela Lei 6.019/74; e
b) dos empregados que pertençam à empresa do mesmo grupo econômico que compartilhem o mesmo local de trabalho ou que estejam trabalhando em outra empresa do mesmo grupo econômico.
A fiscalização verificará se os Termos de Responsabilidade e os Atestados Técnicos referentes aos REP e ao Programa de Tratamento de Registro de Ponto estão em conformidade com a Portaria 1.510 MTE/2009.

6. TOLERÂNCIA NA ASSINALAÇÃO
A legislação estabelece que não serão descontadas nem computadas como jornada extraordinária as variações de horário no registro de ponto não excedentes de 5 minutos, observado o limite máximo de 10 minutos diários.
Tal determinação trata-se de uma tolerância legal de 10 minutos diários para marcação do controle de horário, visto que os 5 minutos gastos pelo empregado para registro de ponto antes e após a jornada normal diária não devem ser considerados como hora extra, posto que dependendo do número de empregados sujeitos à marcação de ponto, razoável a concessão de tolerância tanto na entrada quanto na saída, já que é impossível que todos marquem o ponto simultaneamente.

7. TROCA DE UNIFORMES
As empresas que exijam, por interesse próprio ou para cumprir a legislação, que seus empregados andem uniformizados deverão determinar que a assinalação do ponto seja feita antes da troca do uniforme, quando do início da jornada, e após a troca do uniforme quando do término da jornada, pois o tempo despendido na troca é tempo à disposição do empregador.

8. SERVIÇO EXTERNO
Quando o trabalho for executado fora do estabelecimento do empregador, o horário de trabalho dos empregados constará em registro manual, mecânico ou eletrônico que ficará em poder do empregado, devendo haver a anotação do horário no registro de empregados.   
É oportuno lembrar que antes da Reforma Trabalhista a legislação estabelecia que o registro do horário devia ser feito por meio de ficha ou papeleta de serviços externos, que ficava em poder do empregado.

9. NÃO É CONSIDERADO TEMPO A DISPOSIÇÃO
Por não ser considerado  tempo à disposição do empregador, não será computado como período extraordinário o que exceder a jornada normal, ainda que ultrapasse o limite de 5 minutos de que trata o item 6, quando o empregado, por escolha própria, buscar proteção pessoal, em caso de insegurança nas vias públicas ou más condições climáticas, bem como adentrar ou permanecer nas dependências da empresa para exercer atividades particulares, tais como, práticas religiosas,  descanso,  lazer, estudo, alimentação, atividades de relacionamento social, higiene pessoal e troca de roupa ou uniforme, quando não houver obrigatoriedade de realizar a troca na empresa.   

10. EXCLUÍDOS DO CONTROLE DE HORÁRIO
Independentemente do número de empregados do estabelecimento, a legislação determina que estão fora do regime do controle de horário, não tendo portanto que assinalar o começo e término da jornada de trabalho, bem como seus intervalos, os seguintes empregados:
a) aqueles que exercem atividade externa incompatível com a fixação de horário de trabalho, devendo tal condição ser anotada na carteira de trabalho e no registro de empregados.
Esses empregados não devem ser confundidos com aqueles que se encontram na situação analisada no item 8 anterior que, apesar de executarem serviço externo, estão submetidos a controle de horário pelo empregador.
Os empregados para estarem isentos de assinalar o horário de trabalho deverão trabalhar com total independência, não podendo o empregador efetuar qualquer tipo de controle, nem mesmo através de relatórios de serviço em que o tempo despendido nas tarefas seja mencionado.
Assim, se a empresa contrata um vendedor externo, este deverá executar seu trabalho sem obrigação de ter hora para comparecer à empresa, nem de relatar a esta como ocupou seu tempo, devendo somente relatar sua produtividade.
b) os gerentes, assim considerados os exercentes de cargos de gestão, aos quais se equiparam, para este efeito, os diretores e chefes de departamento ou filial.
Se o empregado é chamado a exercer uma função que exige qualidades especiais, como a de gerente, chefe de seção ou outra qualquer, envolvendo maior responsabilidade que a dos demais empregados, diz-se que ele ocupa cargo de confiança.
O empregado que exerce cargo de confiança é portador de um elemento a mais no seu contrato de trabalho, pois é merecedor de um tratamento especial por parte do empregador que lhe confiou uma função distinta das executadas pelos demais empregados.
Em contrapartida, sua responsabilidade é maior. Assim, os gerentes investidos de poderes de mando e gestão, que são aqueles com poderes para administrar, estipulam sua própria jornada de trabalho.
Entretanto, para que os empregados fiquem fora do regime de controle de horário, é necessário que o salário do cargo de confiança, compreendendo a gratificação de função, se houver, seja igual ou superior ao salário efetivo acrescido de 40%.
Exemplificando, um empregado do departamento de vendas com salário de R$ 2.500,00 que passa a ocupar o cargo de chefe de departamento, para ficar fora do regime de controle de horário, terá que perceber, no mínimo, a remuneração de R$ 3.500,00, ou seja, salário mais a gratificação de função no valor de R$ 1.000,00 (R$ 2.500,00 x 40%).
c) os empregados em regime de teletrabalho.
Em regra geral, tendo em vista o disposto no inciso III do artigo 62 da CLT, os empregados que trabalham em teletrabalho não estão abrangidos pelo regime de jornada de trabalho, estando excluídos da proteção da jornada, bem como não fazem jus a determinados direitos, tais como, adicional noturno, horas extras ou qualquer outro que seja auferido por meio de controle da jornada de trabalho.
Contudo, vale salientar que, caso esses trabalhadores sofram fiscalização dos períodos de conexão telemática, localização física ou qualquer outro meio capaz de controlar o horário do início e término do seu labor diário ou semanal, estarão enquadrados na disposição do inciso XIII do artigo 7° da Constituição Federal (8 horas diárias e 44 semanais) e possuem direito à proteção da jornada, inclusive fazendo jus a eventuais horas extras.

11. FALTA DE ASSINALAÇÃO
É comum ocorrer que o empregado deixe de assinalar no controle de horário a sua hora de entrada e/ou sua hora de saída. Os motivos para isto podem ser muitos.
O empregado pode deixar de marcar o ponto, seja manuscrito, mecânico ou eletrônico, por esquecimento, por chegar atrasado e não querer que a chefia tome conhecimento, como também sair mais cedo sem que a chefia saiba.
Em todas as situações, o empregado que deixa de assinalar seu horário de trabalho comete falta grave, passível de punição, sendo que esta não deve ser aplicada com o mesmo rigor em todos os casos.
No caso de esquecimento, o empregado deve ser advertido e alertado que a reincidência poderá caracterizar falta grave, ensejando a justa causa, já que a assinalação do horário de trabalho faz parte de suas obrigações contratuais.
Com relação aos empregados que agem de má-fé, e não assinalam o horário por atrasos ou saídas antecipadas, estes devem ser advertidos que na repetição do fato serão punidos com a demissão por justa causa.
A punição dos empregados deve se limitar às disciplinares, não podendo a empresa deixar de pagar a remuneração referente ao período efetivamente trabalhado, mas que não foi assinalado nos controles de horário.

11.1. RESPONSABILIDADE DO EMPREGADOR
Observado o exposto no item anterior, cabe ressaltar que a Secretaria de Inspeção do Trabalho, por meio do Precedente Administrativo 78, firmou entendimento no sentido de que o controle de registro de jornada é responsabilidade do empregador.
Assim sendo, se houve marcação incorreta ou falta de anotação do ponto, responde o empregador pela infração cometida, uma vez que é dotado legalmente de poder diretivo e disciplinar para cumprir e fazer cumprir as disposições previstas na CLT.

12. SISTEMAS ALTERNATIVOS DE CONTROLE
Os empregadores podem adotar sistemas alternativos de controle da jornada de trabalho, desde que autorizados por convenção ou acordo coletivo de trabalho.
O uso da faculdade de adoção do sistema alternativo implica a presunção de cumprimento integral pelo empregado da jornada de trabalho contratual, convencionada ou acordada vigente no estabelecimento.
A empresa fica obrigada a fornecer ao empregado até o momento do pagamento da remuneração referente ao período em que está sendo aferida a frequência, a informação sobre qualquer ocorrência que ocasione alteração de sua remuneração em virtude da adoção de sistema alternativo.

12.1. SISTEMA ALTERNATIVO ELETRÔNICO
Os empregadores podem, ainda, adotar sistemas alternativos eletrônicos de controle de jornada de trabalho, mediante autorização em acordo coletivo de trabalho.
Para tanto, os sistemas alternativos eletrônicos não devem admitir:
a) restrições à marcação do ponto;
b) marcação automática do ponto;
c) exigência de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e
d) a alteração ou eliminação dos dados registrados pelo empregado.

12.1.1. Fiscalização
Para fins de fiscalização, o sistema alternativo eletrônico deve possibilitar, através da central de dados, a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado, estar disponível no local de trabalho e permitir a identificação do empregador e do empregado.

13. REGISTRO DE PONTO POR EXCEÇÃO
Registro de ponto por exceção nada mais é do que uma modalidade de controle de jornada de trabalho que dispensa o empregado de marcar diariamente o horário que inicia e encerra seu labor.
Como o nome já diz, o empregado registra tão somente o que é considerado exceção, como por exemplo, as faltas, os atrasos, as saídas antecipadas, as horas extras, as ausências justificadas, as férias, dentre outras situações que fujam ao convencional.
A CLT estabelece que é permitida a utilização de registro de ponto por exceção à jornada regular de trabalho, mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.
Segundo a legislação atual, qualquer empresa pode adotar o registro de ponto por exceção para controle do horário dos funcionários.
Isto porque, antes da edição da Lei 13.874/2019, a empresa carecia de previsão em convenção ou acordo coletivo de trabalho, enquanto que atualmente, caso não haja previsão em norma coletiva, basta o empregador firmar acordo individual escrito.

14. PENALIDADE
Os infratores dos dispositivos que tratam do controle de jornada de trabalho estão sujeitos a lavratura de auto de infração com multa variável entre R$ 40,25 à R$ 4.025,33, aplicada em dobro em caso de reincidência e oposição à fiscalização ou desacato à autoridade.

FUNDAMENTAÇÃO LEGAL: Constituição Federal, de 5-10-88 – artigo 7º XIII; Lei Complementar 123, de 14-12-2006; Decreto-Lei 5.452, de 1-5-43 – CLT – Consolidação das Leis do Trabalho – artigos 4º, 6º, 58, 62, 71, 74, 75 e 611-A; Portaria 290 MTb, de 11-4-97; Portaria 373 MTE, de 25-2-2011; Portaria 793 MTE, de 27-4-2011; Portaria 1.510 MTE, de 21-8-2009; Portaria 3.626 MTPS, de 13-11-91 – artigo 13; Instrução Normativa 85 MTE, de 26-7-2010; Resolução 129 TST, de 5-4-2005 – Súmula 338; Ato Declaratório 18 SIT, de 5-12-2018 – Precedente Administrativo 78; Despacho S/N MTb, de 26-3-2018.

JORNADA DE TRABALHO
Controle de Horário

MTE adia obrigatoriedade do uso do Ponto Eletrônico para setembro/2011
Este ato permite que as empresas adotem sistemas alternativos de controle de jornada de trabalho, quando devidamente autorizados por Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho, bem como prorroga para 1-9-2011 a utilização obrigatória do REP – Registrador Eletrônico de Ponto. Fica revogada a Portaria 1.120 MTb, de 8-11-95.

O MINISTRO DE ESTADO DO TRABALHO E EMPREGO, no uso das atribuições que lhe conferem o inciso II do parágrafo único do art. 87 da Constituição Federal e os arts. 74, § 2º, e 913 da Consolidação das Leis do Trabalho, aprovada pelo Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943 (2); RESOLVE:
Art. 1º – Os empregadores poderão adotar sistemas alternativos de controle da jornada de trabalho, desde que autorizados por Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho.
§ 1º – O uso da faculdade prevista no caput implica a presunção de cumprimento integral pelo empregado da jornada de trabalho contratual, convencionada ou acordada vigente no estabelecimento.
§ 2º – Deverá ser disponibilizada ao empregado, até o momento do pagamento da remuneração referente ao período em que está sendo aferida a frequência, a informação sobre qualquer ocorrência que ocasione alteração de sua remuneração em virtude da adoção de sistema alternativo.
Art. 2º – Os empregadores poderão adotar sistemas alternativos eletrônicos de controle de jornada de trabalho, mediante autorização em Acordo Coletivo de Trabalho.
Art. 3º – Os sistemas alternativos eletrônicos não devem admitir:
I – restrições à marcação do ponto;
II – marcação automática do ponto;
III – exigência de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e
IV – a alteração ou eliminação dos dados registrados pelo empregado.
§ 1º – Para fins de fiscalização, os sistemas alternativos eletrônicos deverão:
I – estar disponíveis no local de trabalho;
II – permitir a identificação de empregador e empregado; e
III – possibilitar, através da central de dados, a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.
Art. 4º – Fica constituído Grupo de Trabalho com a finalidade de elaborar estudos com vistas à revisão e ao aperfeiçoamento do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto – Srep.
Art. 5º – Em virtude do disposto nesta Portaria, o início da utilização obrigatória do Registrador Eletrônico de Ponto – REP, previsto no art. 31 da Portaria nº 1.510, de 21 de agosto de 2009, será no dia 1º de setembro de 2011.

Esclarecimento: O artigo 31 da Portaria 1.510 MTE/2009, em sua redação original, previa que a data inicial de vigência para utilização obrigatória do REP seria a partir de 26-8-2010. Contudo, por meio da Portaria 1.987 MTE/2010, esta data foi prorrogada para 1-3-2011.

Art. 6º – Revoga-se a Portaria nº 1.120, de 8 de novembro de 1995.
Art. 7º – Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação. (Carlos Roberto Lupi)