Perguntas e Respostas

Resumo: Este procedimento dispõe sobre o registro/ registrador eletrônico de ponto (REP) e a utilização do sistema de registro eletrônico de ponto.

Quadro sinótico

Introdução

Nos termos do art. 74, caput e § 2º na redação da Lei nº 13.874/2019 , combinado com o art. 913, caput, da Consolidação das Leis do Trabalho ( CLT ), aprovada pelo Decreto-Lei nº 5.452/1943 , observadas as alterações posteriores, o controle de ponto ou frequência do empregado, com anotações da hora de entrada e de saída do trabalho será obrigatório para os estabelecimentos de mais de 20 trabalhadores.

As anotações serão efetuadas em registro manual, mecânico ou eletrônico, permitida a pré-assinalação do período de repouso, conforme instruções do Ministério do Trabalho e Previdência (MTP).

No que concerne à possibilidade do registro de ponto de forma eletrônica, conforme anteriormente descrito, sabe-se que atualmente se trata de um sistema adotado por boa parte das empresas no País, pois consegue-se facilidade e agilidade da marcação de ponto pelos empregados ao mesmo tempo em que possibilita rapidez na transmissão dos dados para a folha de pagamento.

O sistema para registro eletrônico do ponto, conforme abordado neste texto, cuida da regulamentação e padronização dessa tecnologia, a fim de proporcionar maior fidelidade e transparência dos registros de frequência efetuados pelos trabalhadores, maior facilidade e eficiência dos órgãos de fiscalização e maior segurança e qualidade dos processos tecnológicos disponibilizados pelos empregadores.

 Nota

Veja procedimento sobre os critérios a serem adotados pela fiscalização do então MTb em Sistema de Registro Eletrônico de Ponto, no Produto Trabalhista, em Fiscalização.

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Registro eletrônico de ponto (REP) – Sistema de Registro Eletrônico de Ponto

Nos itens adiante, com base na Portaria MTP nº 671/2021 , abordaremos as regras sobre o registro eletrônico de ponto (REP) e a utilização do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto.

3.1 Conceito de SREP

O Sistema de Registro Eletrônico de Ponto é o conjunto de equipamentos e programas informatizados destinados à anotação da hora de entrada e de saída dos trabalhadores em registro eletrônico, de que trata o § 2º do art. 74 do Decreto-Lei nº 5.452/1943 – CLT .

 Nota

O art. 74 da CLT dispõe:

“Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados.

1º (Revogado).

2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.

3º Se o trabalho for executado fora do estabelecimento, o horário dos empregados constará do registro manual, mecânico ou eletrônico em seu poder, sem prejuízo do que dispõe o caput deste artigo.

4º Fica permitida a utilização de registro de ponto por exceção à jornada regular de trabalho, mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.”

3.2 Marcações registradas fielmente – Obrigatoriedade

O Sistema de Registro Eletrônico de Ponto deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer ação que desvirtue os fins legais a que se destina, tais como:

a) restrições de horário à marcação do ponto;

b) marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual, não se confundindo com o registro por exceção previsto no art. 74 , § 4º, do Decreto-Lei nº 5.452/1943 – CLT;

c) exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobre jornada; e

d) existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.

3.3 Opção de anotação do horário de trabalho em registro eletrônico – Tipos de sistema de registro eletrônico de ponto

No caso de opção de anotação do horário de trabalho em registro eletrônico, é obrigatório o uso de um dos seguintes tipos de sistema de registro eletrônico de ponto:

a) sistema de registro eletrônico de ponto convencional: composto pelo registrador eletrônico de ponto convencional – REP-C e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;

b) sistema de registro eletrônico de ponto alternativo: composto pelo registrador eletrônico de ponto alternativo – REP-A e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto; ou

c) sistema de registro eletrônico de ponto via programa: composto pelo registrador eletrônico de ponto via programa – REP-P, pelos coletores de marcações, pelo armazenamento de registro de ponto e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto. Coletores de marcações são equipamentos, dispositivos físicos ou programas (softwares) capazes de receber e transmitir para o REP-P as informações referentes às marcações de ponto.

3.4 Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C) – Definição

O Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C) é o equipamento de automação monolítico, identificado pelo seu número de fabricação e cujo modelo possui certificado de conformidade especificado no art. 90 da Portaria MTP nº 671/2021 , utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.

Para a utilização de Sistema de Registro Eletrônico de Ponto é obrigatório o uso do REP-C no local da prestação do serviço e disponível para pronta extração e impressão de dados pelo Auditor-Fiscal do Trabalho.

3.5 REP-C – Requisitos

O REP-C, conforme o Anexo VIII da Portaria MTP nº 671/2021 , deverá apresentar os seguintes requisitos:

a) relógio interno de tempo real (Real Time Clock – RTC) com precisão mínima de 5 (cinco) partes por milhão (ppm) e que permita operações de ajuste, com capacidade de funcionamento ininterrupto por um período mínimo de 1.440 (mil quatrocentos e quarenta) horas na ausência de energia elétrica de alimentação.

b) mostrador não-analógico do RTC, contendo hora, minutos e segundos, com as seguintes características:

c) dispor de mecanismo impressor em bobina de papel, integrado e de uso exclusivo do equipamento, que permita impressões com durabilidade mínima de 5 (cinco) anos.

d) meio de armazenamento permanente, denominado Memória de Registro de Ponto – MRP, com capacidade de retenção dos dados gravados por, no mínimo, 10 (dez) anos, onde os dados armazenados não possam ser apagados ou alterados, direta ou indiretamente. As seguintes operações devem ser gravadas de forma permanente na MRP:

e) meio de armazenamento, denominado Memória de Trabalho – MT, onde ficarão armazenados os dados necessários à operação do REP. Os seguintes dados devem ser gravados na MT:

f) gerar o Arquivo Fonte de Dados – AFD, a partir dos dados armazenados na MRP, em conformidade com o art. 81 da Portaria MTP nº 671/2021 .

g) emitir a Relação Instantânea de Marcações – RIM, contendo a relação de todas as marcações efetuadas pelos trabalhadores na últimas 24 (vinte e quatro) horas, disponível no local da prestação do serviço para pronta extração na forma impressa ao Auditor-Fiscal do Trabalho.

h) a impressão da RIM deve ter prioridade frente à atividade de marcação de ponto, com velocidade mínima de 480 (quatrocentas e oitenta) marcações de ponto em um tempo de 10 (dez) minutos, contendo as seguintes informações:

i) realizar marcação de ponto, composta dos seguintes passos:

j) a impressão do Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador deverá ser feita em cor contrastante com o papel, em caracteres legíveis com a densidade horizontal máxima de oito caracteres por centímetro e o caractere não poderá ter altura inferior a três milímetros.

k) o registro da marcação de ponto gravada na MRP consistirá dos seguintes campos:

l) possuir identificação do REP gravada de forma indelével na sua estrutura externa, contendo CNPJ e nome do fabricante, marca, modelo e número de fabricação do REP, o qual deve ser composto por 17 (dezessete) dígitos (FFFFFMMMMMVSSSSSS), sendo:

m) dispor de porta de saída padrão USB externa, de uso exclusivo pelo Auditor-Fiscal do Trabalho, compatível com dispositivo USB de armazenamento de massa com conector macho tipo A, formatado no padrão FAT32, denominada Porta Fiscal.

n) gravar o AFD em dispositivo externo de memória, por meio da Porta Fiscal, para a pronta captura de todos dados armazenados na MRP pelo Auditor-fiscal do trabalho, com mensagens de evolução do processo de transmissão de informações, bem como mensagem de conclusão ou erro, até que o dispositivo seja extraído do REP.

o) a gravação do AFD em dispositivo externo de memória, por meio da Porta Fiscal, deve ocorrer em qualquer situação crítica, como equipamento aberto, sem papel ou com MRP esgotada, com prioridade no caso de uso simultâneo de outras portas de saída, quando existirem.

p) o tempo de gravação da AFD na Porta Fiscal deve respeitar as seguintes condições:

q) demais itens especificados no Regulamento Técnico da Qualidade para Registrador Eletrônico de Ponto publicado pelo INMETRO.

3.6 Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador – Definição

Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador é um documento impresso para o empregado acompanhar, a cada marcação, o controle de sua jornada de trabalho, contendo as seguintes informações:

a) cabeçalho contendo o título “Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador”;

b) Número Sequencial de Registro – NSR;

c) identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;

d) local da prestação do serviço ou endereço do estabelecimento ao qual o empregado esteja vinculado, quando exercer atividade externa ou em instalações de terceiros;

e) identificação do trabalhador contendo nome e CPF;

f) data e horário do respectivo registro;

g) modelo e número de fabricação, no caso de REP-C, ou número de registro no Instituto Nacional da Propriedade Industrial, no caso de REP-P;

h) código hash (SHA-256) da marcação, exclusivamente para o REP-P; e

i) assinatura eletrônica contemplando todos os dados descritos acima, no caso de comprovante impresso.

3.6.1 Impressão – Forma

A impressão do Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador deverá ser feita em cor contrastante com o papel, em caracteres legíveis com a densidade horizontal máxima de oito caracteres por centímetro e o caractere não poderá ter altura inferior a três milímetros.

3.7 Programa de Tratamento de Registro de Ponto – Definição

O programa de tratamento de registro de ponto é o conjunto de rotinas informatizadas que tem por função tratar os dados relativos à marcação dos horários de entrada e saída contidas no Arquivo Fonte de Dados, gerando o relatório Espelho de Ponto Eletrônico e o Arquivo Eletrônico de Jornada. O programa de tratamento de registro de ponto, independentemente do sistema de registro eletrônico de ponto utilizado, deverá gerar o Arquivo Eletrônico de Jornada, conforme especificações disponíveis do portal gov.br, e o relatório Espelho de Ponto Eletrônico, conforme o art. 84 da Portaria MTP nº 671/2021 .

3.7.1 Função de tratamento dos dados – Limite

A função de tratamento dos dados se limitará a acrescentar informações para complementar eventuais omissões no registro de ponto, inclusive ausências e movimentações do banco de horas, ou indicar marcações indevidas.

3.8 Fabricante do REP – Cadastramento no MTE – Necessidade

O fabricante do REP-C deverá se cadastrar junto ao Ministério do Trabalho e Previdência, e solicitar o registro de cada um dos modelos de REP que produzir.

3.9 Importador do REP para o Brasil

Nos termos do art. 99 da Portaria MTP nº 671/2021 , se equipara ao fabricante ou desenvolvedor nacional o importador que legalmente introduzir no Brasil qualquer um dos tipos de sistema de registro eletrônico de ponto definidos na referida Portaria. De toda a forma, o manual do usuário, o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade, a documentação técnica e as informações constantes no sistema de registro eletrônico de ponto importado deverão ser redigidos em língua portuguesa.

3.10 Modelo do REP-C no MTP – Registro – Fabricante – Obrigações

Os fabricantes ou desenvolvedores de sistema de registro de ponto e de programa de tratamento de registro de ponto deverão fornecer à empresa usuária do seu equipamento ou programa o documento denominado Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade, assinado pelo responsável técnico pelo equipamento ou programa e pelo responsável legal da empresa fabricante ou desenvolvedora, afirmando expressamente que seu equipamento ou programa atende às determinações desta Seção.

O Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade deverão ser conforme modelo e especificações disponíveis no portal gov.br.

Por sua vez, O REP-C deverá ser submetido à análise de conformidade, seguindo os Requisitos de Avaliação da Conformidade para registrador eletrônico de ponto publicados pelo INMETRO, com emissão de certificado de conformidade atestando o atendimento ao art. 76 e aos requisitos elencados no Anexo VIII , ambos da Portaria MTP nº 671/2021 .

E, os fabricantes de REP-C deverão se cadastrar junto ao Ministério do Trabalho e Previdência e solicitar o registro de cada um dos modelos que produzirem, sendo que para o registro de modelo de REP-C, o fabricante deverá apresentar os citados certificado de conformidade, o Atestado Técnico e o Termo de Responsabilidade.

Por fim, qualquer alteração no REP-C certificado, inclusive nos programas residentes, ensejará novo processo de certificação e registro.

3.11 Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade – Fabricante do equipamento REP – Fornecimento ao empregador comum

Os fabricantes ou desenvolvedores de sistema de registro de ponto e de programa de tratamento de registro de ponto deverão fornecer à empresa usuária do seu equipamento ou programa o documento denominado Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade, assinado pelo responsável técnico pelo equipamento ou programa e pelo responsável legal da empresa fabricante ou desenvolvedora, afirmando expressamente que seu equipamento ou programa atende às determinações previstas principalmente na Portaria MTP nº 671/2021 .

3.11.1 Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade – Menção que deve constar

No “Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade” deverá constar que os declarantes estão cientes das consequências legais, cíveis e criminais, quanto à falsa declaração, falso atestado e falsidade ideológica.

3.11.2 Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade – Apresentação à Inspeção do Trabalho pelo empregador

O empregador deverá apresentar o atestado à Inspeção do Trabalho, quando solicitado.

3.11.3 Atestado técnico e termo de responsabilidade – Emissão digital

Conforme previsão no art. 89 , §§ 2º, 3º e 5º da Portaria MTP nº 671/2021 , o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade deve ser emitido na forma de documento eletrônico, nos termos do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2/2001 , e possuir assinatura eletrônica qualificada, nos termos do inciso III do art. 4º da Lei nº 14.063/2020 , pertencente exclusivamente à pessoa física.

O arquivo eletrônico que contém o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade deve ter o formato Portable Document Format – PDF, com assinatura no padrão PAdES (PDF Advanced Electronic Signature), e o empregador deverá mantê-lo para apresentação à Inspeção do Trabalho.

O Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade referente ao REP-C deverá conter o nome do algoritmo de hash, a chave pública e o nome do algoritmo de criptografia assimétrica utilizados na assinatura eletrônica conforme o citado no art. 87 da referida Portaria MTP nº 671/2021 .

3.12 Programa de tratamento de registro de ponto eletrônico – Fabricante – Fornecimento de atestado ao consumidor

O fabricante do programa de tratamento de registro de ponto eletrônico deverá fornecer ao consumidor do seu programa um documento denominado “Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade” assinado pelo responsável técnico pelo programa e pelo responsável legal pela empresa, afirmando expressamente que seu programa atende às determinações da Portaria MTP nº 671/2021 .

3.12.1 Declaração – Menção que deve constar

A declaração deverá constar ao seu término que os declarantes estão cientes das consequências legais, cíveis e criminais, quanto à falsa declaração, falso atestado e falsidade ideológica.

3.12.2 Documento disponível à Inspeção do Trabalho

O documento deverá ficar disponível para pronta apresentação à Inspeção do Trabalho.

3.13 REP-C – Disponibilidade no local da prestação de serviço

O REP-C deve sempre estar disponível no local da prestação do trabalho para pronta extração e impressão de dados pelo Auditor-Fiscal do Trabalho.

3.14 Programa de Tratamento de Dados do Registro de Ponto – Disponibilização dos arquivos gerados e relatórios emitidos – Obrigação do empregador

O empregador deverá disponibilizar os arquivos eletrônicos gerados e relatórios emitidos pelo programa de tratamento de registro de ponto ao Auditor-Fiscal do Trabalho, quando solicitados, no prazo mínimo de dois dias, a critério deste.

3.15 Análise de conformidade técnica dos equipamentos REP-C

O REP-C deve ser submetido à análise de conformidade, seguindo os Requisitos de Avaliação da Conformidade para registrador eletrônico de ponto publicados pelo INMETRO, com emissão de certificado de conformidade atestando o atendimento aos requisitos e ao disposto na Portaria MTP nº 671/2021 .

Qualquer alteração no REP-C certificado, inclusive nos programas residentes, ensejará novo processo de certificação e registro.

3.16 Adulteração de horários marcados pelo trabalhador ou a existência de dispositivos, programas ou sub-rotinas que permitam a adulteração dos reais dados do controle de jornada ou parametrizações e bloqueios na marcação – Consequências

Comprovada a adulteração de horários marcados pelo trabalhador ou a existência de dispositivos, programas ou sub-rotinas que permitam a adulteração dos reais dados do controle de jornada ou parametrizações e bloqueios na marcação, o Auditor-Fiscal do Trabalho deverá apreender documentos e equipamentos, copiar programas e dados que julgar necessários para comprovação do ilícito.

3.17 INMETRO – Atribuição

Fica delegada ao INMETRO atribuição para:

a) coordenar a elaboração dos Requisitos de Avaliação da Conformidade para o REP-C, mediante assessoria do Ministério do Trabalho e Previdência;

b) fiscalizar, em todo território nacional, diretamente e por meio das entidades de direito público, com ele conveniadas, com base na Lei nº 9.933/1999 , o cumprimento das disposições formais contidas no Capítulo VII do Título II do Decreto nº 10.854/2021 , das disposições relativas ao REP-C contidas neste Capítulo e das demais disposições relativas à avaliação da conformidade para REP-C; e

c) planejar, desenvolver e implementar os programas de avaliação da conformidade para o REP-C no âmbito do Sistema Brasileiro de Normalização, Metrologia e Qualidade Industrial – SINMETRO.

(Portaria MTP nº 671/2021 , arts. 73 , 74 , 75 , 76 , 77 , 78 , 79 , 80 , 81 , 82 , 83 , 84 , 85 , 86 , 87 , 88 , 89 , 90 , 91 , 92 , 92-A )

Legislação Referenciada

Decreto nº 10.854/2021

Consolidação das Leis do Trabalho

Lei nº 13.874/2019

Lei nº 14.063/2020

Lei nº 9.933/1999

Medida Provisória nº 2.200-2/2001

Portaria MTP nº 671/2021

Trabalho – Registro/Registrador Eletrônico de Ponto (REP) – Conceitos

O que é registro eletrônico de ponto? Qual é a diferença entre REP-A, REP-C e REP-P?

Sistema de registro eletrônico de ponto é o conjunto de equipamentos e programas informatizados destinados à anotação da hora de entrada e de saída dos trabalhadores em registro eletrônico, de que trata o § 2º do art. 74 do da CLT .

REP-A (registrador eletrônico de ponto alternativo) – é o conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho, autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho.

REP-C (registrador eletrônico de ponto convencional) – é o equipamento de automação monolítico, identificado pelo seu número de fabricação e cujo modelo possui certificado de conformidade especificado no art. 90 da Portaria MTP nº 671/2021 .

REP-P (registrador eletrônico de ponto via programa) – é o programa (software) executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro nos termos do art. 91 da Portaria MTP nº 671/2021 .

O REP-C e o REP-P:

a) são utilizados exclusivamente para o registro de jornada de trabalho;

b) têm capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.

(Portaria MTP nº 671/2021 , arts. 73 , 75 , 76 , 77 e 78 )